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企業內控采購業務流程設計與主要風險及對策

詢價采購流程一、詢價準備
1 、計劃整理。采購代理機構按照政府采購執行計劃,結合采購人員的急需程度和采購物品的規模,編制月度詢價采購計劃。
2 、組織詢價小組。詢價小組由采購人的代表和有關專家共三人以上單數組成,其中專家人數不得少于成員總數的三分之二,以隨機方式確定。詢價小組名單在成交結果確定前應當保密。
3 、編制詢價文件。詢價小組按照政府采購有關法規和項目特殊要求,在采購執行計劃要求的采購時限內擬定具體采購項目的采購方案、編制詢價文件。
4 、詢價文件核對。詢價文件在定稿前需經采購人核對。
5 、收集信息。按照采購物品或服務等特點,通過查閱供應商信息庫和市場調查等途徑進一步了解價格信息和其他市場動態。
6 、確定被詢價的供應商名單。詢價小組通過隨機方式從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商,同時向其發出詢價通知書讓其報價。
詢價采購流程二、詢價
1 、詢價時間告知市招標辦、資金管理部門等有關部門。
2 、遞交報價函。被詢價供應商在詢價文件限定的時限內遞交報價函,工作人員應對供應商的報價函的密封情況進行審查。
3 、詢價準備會。在詢價之前召集詢價小組召開詢價預備會,確定詢價組長,宣布詢價步驟,強調詢價工作紀律,介紹總體目標、工作安排、分工、詢價文件、確定成交供應商的方法和標準。
4 、詢價。詢價小組所有成員集中開啟供應商的報價函,作報價記錄同時簽名核對,按照符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則,按照詢價文件所列的確定成交供應商的方法和標準,確定一至二名成交候選人同時排列順序。
5 、詢價報告。詢價小組必須寫出完整的詢價報告,經所有詢價小組成員及監督員簽字后,方為有效。
詢價采購流程三、確定成交商
1 、采購人按照詢價小組的書面談判報告和推薦的成交候選人的排列順序確定成交人。當確定的成交人放棄成交、因不可抗力提出不能履行合同,采購人可以依序確定其他候選人為成交人。采購人也可以授權詢價小組直接確定成交人。
2 、成交通知。成交人確定后,由采購人向成交人發出《成交通知書》,同時將成交結果通知所有未成交的供應商。
3 、編寫采購報告。詢價小組應于詢價活動結束后二十日內,就詢價小組組成、采購過程、采購結果等有關情況,編寫采購報告。



 
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